La promoción está determinada por un conjunto de criterios que establecen que un estudiante ha conseguido unos objetivos de aprendizaje previamente establecidos por la Institución Educativa.

Cada establecimiento educativo fija los criterios para la
promoción de grado de acuerdo con su sistema institucional
de evaluación.

Procesar la promoción es el procedimiento mediante el cual la plataforma SINAI aplica los criterios definidos por la institución para determinar la promoción o no promoción de un estudiante. Este procedimiento se realiza al finalizar el calendario académico de cada año.

En el caso de los CLEI 5 y CLEI 6. La promoción es semestralizada, por lo que es necesario que al terminar el CLEI 5, generalmente a mitad del año, sea promocionado al grado siguiente (CLEI 6)..

En el caso específico de SINAI, para los CLEI 5 y CLEI 6, la promoción se realiza con base a las calificaciones de los periodos 1 y 2. Por lo tanto, al finalizar el CLEI 5 se puede procesar la promoción y matricular a los estudiantes en el grupo correspondiente a CLEI 6, aun cuando no ha terminado el año escolar. De esta forma el estudiante de CLEI 5 tendrá matrícula en dos grupos distintos en el mismo año, pero en uno será CLEI 5 y en el otro grupo será CLEI 6.

Antes de procesar la promoción debe tener en cuenta varios aspectos muy importantes:

1. Ajuste de Matrícula #

Es importante verificar que solo estén en estado matriculado los estudiantes activos, algunas instituciones educativas al finalizar el calendario escolar terminan matriculados más estudiantes de los que realmente están en la institución, quizás porque en el transcurso del año se han retirado de la institución o han sido desertores del sistema educativo y no se registro el ajuste del estado de los estudiantes en la plataforma. SINAI tiene entre sus opciones, un formulario para el registro de novedades en el calendario actual, a este se puede ingresar a través del menú principal “Matrícula”, en el submenú “Ajustes de Matrícula”, opción “Ajuste individual de Matrícula”.

Por lo anterior, es de entender que si no se realiza el respectivo ajuste a la matrícula, se verá un aumento en los estudiantes no promovidos al finalizar el año escolar, de aquí la importancia de realizar un ajuste final a la matrícula. Para ver el paso a paso completo sobre ajustes o cambios en el estado de la matricula haga clic Aquí. Para registrar el cambio de grupo de uno o varios estudiantes haga clic Aquí.

2. Verificar la Asignación Académica #

En SINAI, la asignación académica se convierte en la base principal para la organización de la información respecto a la descarga de certificados o informes que estén directamente relacionados con las calificaciones, ya que al solicitar a SINAI un reporte de este tipo, el sistema verifica en la base de datos las asignaturas que se están trabajando, el docente que ha sido asignado a la misma, la intensidad horaria y peso porcentual, también toma información para la promoción por asignatura o por áreas según lo tenga definido la institución. Para acceder debe ingresar al menú principal “Personal”, submenú Asignación Académica.

por lo anterior se debe verificar que todos los grupos tengan definida correctamente la Asignación Académica. Para ver o modificar la asignación académica, vea el paso a paso completo Aquí.

3. Registro de Calificaciones, cierre de períodos y Recuperaciones. #

Otro aspecto de vital importancia es que las calificaciones estén completas en todas las asignaturas, SINAI cuenta con una opción que permite identificar inconsistencias asociadas a los estudiantes que se encuentran matriculados y que no cuentan con calificaciones registradas en el sistema, a esta opción se accede a través del menú principal “Inicio”, submenú “Inconsistencias”

Para ver el paso a paso completo sobre generar y descargar informe de inconsistencias haga clic Aquí.

De esta forma los administrativos podrán ver las inconsistencias que presentan como institución, respecto a las calificaciones de los estudiantes y poder efectuar las correcciones y ajustes necesario para un cierre correcto del calendario académico. El reporte muestra el período, la asignatura, grupo y la cantidad de estudiantes matriculados que no tienen calificaciones registradas.

Cierre de períodos. Una vez se han organizado las inconsistencias frente a las calificaciones de los estudiantes y se considera que todas están debidamente registradas, se debe garantizar que los período estén cerrados de acuerdo a las fechas establecidas según calendario académico, por lo que se le recomienda a los administrativos visitar la opción “Períodos” de la ventana “Calendarios” del menú principal “Establecimiento” En esta se dispone de un cronograma para el control de inicio y terminación de períodos, procesos de planeación y calificaciones, entre otros.

En relación a las calificaciones de los estudiantes, es necesario que las fechas de terminación se encuentren cerradas, así se estará garantizando que no se presentará vulneración de las mismas para ver el paso a paso completo para la configuración de periodos en el calendario haga clic Aquí.

Registro de recuperaciones Periódicas. Para evitar el aumento de estudiantes reprobados al finalizar el año escolar, muchas de las instituciones educativas establecen en su SIE la posibilidad de que los estudiantes que han perdido uno o varios períodos académicos, tenga la opción de presentar las recuperaciones pertinentes de acuerdo a las políticas particulares de cada institución.

SINAI permite el registro de estas recuperaciones, para lo cual se debe tener en cuenta que a través del menú principal “Establecimiento”, submenú “Calendarios”, en la pestaña de “Períodos”, se dispondeo la opción Recuperaciones dentro del cronograma, aquí se deben fijar las fechas para que los docentes puedan realizar el registro de las respectivas recuperaciones.

Hay que tener en cuenta que mientras que un período este abierto para el registro de calificaciones, SINAI no permitirá registrar las recuperaciones, por lo tanto, la fecha de apertura y cierre para el registro de recuperaciones, debe ser posterior a la fecha de cierre para el registro de calificaciones. Para ver el paso a paso para el registro de recuperaciones periódicas haga clic Aquí.

4. Consolidar y Calcular Puestos finales #

Cuando se ha garantizado la depuración de inconsistencias frente a las calificaciones totales de los estudiantes, es hora de realizar el consolidado de calificaciones en cada una de las sedes hasta el ultimo periodo, para ello se debe acceder a través del menú principal “Evaluación”, submenú “Consolidar”.

Si por alguna razón el administrativo se ve en la obligación de realizar algún ajuste en las calificaciones después de haber realizado la consolidación, será necesario volver a consolidar con el objetivo que el nuevo consolidado tenga los últimos ajustes realizados. Vea el paso a paso completo para Consolidar Calificaciones y Calcular Puestos finales de los estudiantes Aquí.

5. Ajuste de Calificaciones Finales #

Si por acuerdo institucional se hace necesario, también se puede realizar ajustes a la calificación final de los estudiantes cuando estos lo requieran, para ello se cuenta con la opción “Ajuste de Nota Final” del menú principal “Evaluación”, donde se accede a la lista de estudiantes por grupo y asignatura, aquí se puede ver la nota final de los estudiantes, es decir, el acumulado de los períodos.

Para registrar Ajustes a las notas finales, vea el paso a paso completo Aquí.

6. Definir y Asignar Criterios de Promoción #

Los criterios de promoción son las reglas que la institución define y aplica para la promoción de cada asignatura y estudiante. Se pueden configurar para toda la institución o para un grupo en particular, debido a que en algunos casos específicos no todos los grupos tienen las mismas condiciones de promoción.  Cada establecimiento educativo fija los criterios para la promoción de grado de acuerdo con su sistema institucional de evaluación. Este procedimiento está disponible en el menú principal Promoción > Promoción > Criterios de Promoción. Vea el paso a paso completo Aquí.

Vídeo complementario ¿Qué debo hacer antes de procesar la promoción de los Estudiantes?

7. Procesar la promoción #

Una vez realizadas cada una de las acciones anteriores puede procesar la promoción, el menú principal Promoción > Promoción > Procesar Promoción.

Mediante este proceso SINAI determina la situación académica de cada estudiante dependiendo de los criterios de promoción definidos y aplicados por la institución. Vea el paso a paso para Procesar la Promoción de los estudiantes Aquí.

8. Ajustes a la Situación Académica #

Al finalizar el proceso de promoción, en algunos casos específicos la situación académica de algunos estudiantes no es favorable, debido a que no fueron alcanzados los criterios de promoción establecidos por la institución, pero que partiendo de una mirada integral por parte del consejo académico frente al contexto del estudiante, se puede llegar al termino de favorecer a estos cambiando su situación académica a promovido. En SINAI es posible hacer el cambio de situación Académica desde el Menú Promoción > Recuperaciones > Cambio de Situación Académica. También es posible hacerlo desde el Menú Promoción > procesar Promoción.

Para ver el paso a paso completo sobre Ajustes a la Situación Académica Final haga clic Aquí.

Una vez realizada la promoción de los estudiantes se puede realizar con confianza la descarga de boletines, al igual que la foliación de libros para su respectiva impresión. Otro proceso que tiene lugar después de la promoción son las recuperaciones finales y la descarga de certificados y otros informes cuya naturaleza están relacionadas a la promoción.

8. Informes para la Comisión de Evaluación y Promoción #

SINAI cuenta con un conjunto de informes que facilitan el análisis de la Comisión de Promoción y Evaluación frente a las metas institucionales respecto al tema, se accede a estas a través del menú principal “Promoción”, en la opción “Informes”, en esta ventana se cuenta con una lista de categorías o tipos de informes y que para este caso, hacemos énfasis en “Situación Académica”, donde se dispones de múltiples reportes de los cuales se mencionan a continuación algunos de ellos:

• Situación Académica por Grupo.
• Consolidado Final de Situación Académica.
• Estudiantes Reprobados por sexo y edad.
• Desempeño Bajo por Estudiante.
• Desempeño Bajo por Asignatura.
• Informe Final de Promoción por Género.

9. Boletines o Informes Periódicos de Desempeño #

El boletín de calificaciones puede tener gran variedad de formas que son establecidas en el SIEE, la institución debe garantizar que los padres o acudientes tengan acceso y conocimiento del seguimiento de los aprendizajes evaluados, también debe establecer la periodicidad de los informes de calificaciones, notas o desempeños de los estudiantes durante el año escolar, definiendo mínimo dos periodos académicos. En cualquier momento del año escolar los padres o acudientes pueden solicitar constancias de desempeño.

SINAI, tiene diseñado varios formatos para generar boletines de calificaciones en el menú principal Evaluación > Informes.

La institución educativa tiene la autonomía para decidir si uno de nuestros formatos se ajusta con las especificaciones del SIEE institucional; de no ser así, se le configurará un nuevo informe con las características especificas de la institución. Vea Aquí el paso a paso completo.

10. Foliar e Imprimir Libros de Calificaciones #

Cuando la situación académica de los estudiantes se encuentra debidamente definida en SINAI, los siguiente sería foliar los libros de matrícula para sus respectivas impresiones, este proceso se realiza a través del menú principal “Promoción”, opción “Foliar Libro”, en esta ventana se define el número de libros que se van a asignar por sede y grupo y la foliación de los mismos.

Este es un proceso muy importante, por ejemplo, cuando sea requerido expedir certificados a los estudiantes, se debió haber realizado la foliación de los libros, puesto que los certificados contienen el número del folio del libro de calificaciones.

Ahora bien, dentro de la autonomía institucional existen variaciones en este proceso, por lo que SINAI se adapta a los requerimientos de la institución en aras de atender las particularidades al momento de foliar e imprimir los libros.

Algo muy importante en este proceso lo es también la situación académica de los estudiantes con la que se está realizando la impresión, recordemos que en SINAI se cuenta con tres estados: promovidos, no promovidos y pendientes. Es precisamente este último para cual se recomienda reemplazarlo por la opción “Promovido” con áreas pendientes por recuperar, evitando así la existencia en el libro de una situación académica que no figura en la norma. Vea Aquí el paso a paso completo para foliar e imprimir libros de calificaciones

11. Recuperaciones Finales #

El registro de recuperaciones finales es el proceso mediante el cual a un estudiante que tiene una o varias asignaturas no promovidas, se le registran las calificaciones resultantes de aplicar actividades de afianzamiento en las asignaturas pendientes, tendientes a la promoción del estudiante al grado siguiente, En SINAI este procedimiento está disponible en el menú principal Promoción > Recuperaciones.

Para ver el paso a paso completo para generar actas de recuperaciones y registrar calificaciones haga clic Aquí.

12. Generar e Imprimir Certificados de Notas o constancias de desempeño #

Según el decreto 1075 de 2015, en el artículo 2.3.3.3.3.17. (Decreto 1290 de 2009, artículo 17), estipula sobre las constancias de desempeño que, “El Establecimiento Educativo, a solicitud del padre de familia, debe emitir constancias de desempeño de cada grado cursado, en las que se consignarán los resultados de los informes periódicos.

Cuando la constancia de desempeño reporte que el estudiante ha sido promovido al siguiente grado y se traslade de un Establecimiento Educativo a otro, será matriculado en el grado al que fue promovido según el reporte. Si el Establecimiento Educativo receptor, a través de una evaluación diagnóstica, considera que el estudiante necesita procesos de apoyo para estar acorde con las exigencias académicas del nuevo curso, debe implementarlos.”

SINAI, tiene diseñado varios formatos para generar constancias de desempeño, en el menú principal Promoción > Informes. Para ver el paso a paso completo haga clic Aquí.