En esta guía aprenderás a generar correos institucionales utilizando la plataforma SINAI.
Es importante que, antes de realizar este proceso, cuentes con el dominio configurado y con los ajustes necesarios en la consola de Google.
1. Cómo Acceder desde la Plataforma SINAI #
Para generar los correos institucionales, sigue estos pasos dentro de la plataforma SINAI:
- Ingresa al módulo Administrativos.
- Accede al menú Establecimiento > Usuarios > Generar correos institucionales.
En esta ruta encontrarás un mensaje que te indica cómo acceder al paso a paso para generar correos institucionales en la plataforma. Esta ventana incluye un botón en la parte inferior izquierda llamado OK, el cual tiene la misma función que el ícono X ubicado en la esquina superior derecha: cerrar la ventana.
En el panel izquierdo encontrarás los 4 pasos del proceso:
- Configuración: Seleccione la nomenclatura en el botón establecer Configuración ej: cimosquerac@dominio.edu.co.
- Generación: Seleccione los filtros en la opción de Seleccionar Rol.
- Actualización: Si desea modificar o actualizar los correos en plataforma SINAI seleccione el chequeo.
- Por último: Clic en el botón Generar y Descargar Archivo
2. Configuración #
En este paso se define la nomenclatura que se utilizará para crear los correos institucionales.
- Haz clic en el botón Establecer configuración, ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla.
- Este botón cuenta con un filtro que ofrece 4 opciones de nomenclatura, cada una acompañada de una descripción y un ejemplo en la parte inferior para facilitar tu selección.
- Una vez que elijas la opción deseada, haz clic en Guardar para aplicar los cambios o en Cancelar si prefieres salir sin guardar modificaciones.
3. Verificación de la Nomenclatura #
Para verificar la nomenclatura configurada por la institución para los estudiantes, puedes validarlo de la siguiente manera:
- Accede al menú Matrícula > Listados > Lista de estudiantes por grupo.
- Selecciona un grupo.
En la columna Contactos, podrás visualizar la nomenclatura utilizada para los correos.
Para verificar la nomenclatura configurada por la institución para los funcionarios, sigue estos pasos:
- Accede al menú Personal > Funcionarios > Funcionarios
- En esta sección, encontrarás una columna llamada Email, donde podrás visualizar cómo está organizada la nomenclatura de los correos de la institución.
4. Generación de los Correos #
Una vez definida la configuración de la nomenclatura, procedemos al siguiente paso: Generación.
- Para generar los correos, selecciona el filtro ubicado en el panel central, donde podrás especificar el rol del usuario al que deseas asignar los correos. Las opciones disponibles son Funcionarios o Estudiantes.
- Al seleccionar la opción Funcionario, se habilitará un nuevo filtro que te permitirá elegir entre generar los correos para un único funcionario o para todos los funcionarios. Esta opción la puede realizar para los estudiantes, en el cual le solicita si para una sede o para toda la Institución.
- Actualizar: La opción de Actualizar permite modificar o actualizar los correos existentes en la plataforma. Generalmente, estos corresponden a los correos personales registrados cuando el funcionario fue ingresado al sistema. Solo activando el chulito en la casilla del panel derecho.
- Generar y Descargar archivo: Este último paso nos permite hacer clic en el botón Generar y Descargar archivo, para obtener el listado. Es un archivo con formato CSV el cual va a subir a Google desde la consola administrativa.
