SINAI | Backup #
La aplicación SINAI – Backup es una solución de escritorio (compatible con Windows) diseñada para las instituciones educativas clientes de SINAI. Su objetivo principal es ofrecer una copia de respaldo accesible de la información esencial como (matrículas y calificaciones), al sincronizar la información en una base de datos local. Esto permite a los usuarios con rol administrativo (rectores, coordinadores y auxiliares) consultar fácilmente la información y generar reportes esenciales directamente desde la interfaz de usuario, operando en modo de solo lectura y sin necesidad de una conexión activa a internet. Esta herramienta resuelve las limitaciones de los sistemas de respaldo generales y poco utilizados, proporcionando un acceso directo y eficiente a los datos.
⬇️ Descarga SINAI Backup #
Instalación y Primer Acceso #
Descarga la Aplicación: Descargue la aplicación ‘SINAI Backup’ desde la página web oficial o desde la tienda de Windows.
Ejecución: Ejecute la aplicación en su sistema operativo Windows.
Autenticación y Verificación de Rol #
Inicio de Sesión: Al abrir la aplicación por primera vez, se le solicitará ingresar sus credenciales de acceso de la plataforma SINAI.
Verificación de Rol: El sistema solo admitirá el inicio de sesión a usuarios con un rol administrativo (rectores, coordinadores, auxiliares administrativos).
Descarga de Datos Iniciales: Tras una autenticación exitosa, la aplicación descargará datos básicos, incluyendo:
- Información del usuario.
- Instituciones asociadas al usuario.
- Calendarios y periodos de cada institución.
- El listado de tablas disponibles para la sincronización.
Configuración y Sincronización Inicial #
Selección de Institución: Si usted tiene múltiples instituciones asociadas a su cuenta, se le presentará una opción para elegir la institución de la cual desea realizar la sincronización.
- Elección de Contexto: Se le mostrará la opción para iniciar la sincronización o descarga de datos, la cual estará filtrada por la institución y el calendario seleccionados. El periodo se incluirá en el filtro cuando aplique.
- Inicio de la Sincronización: Seleccione la opción para iniciar el proceso. La aplicación hará una serie de peticiones a la API (una por cada tabla) para descargar la información.
Procesamiento por Lotes: Para tablas con grandes volúmenes de datos (más de 1000 registros), como matrículas o calificaciones, el proceso se ejecutará por lotes, ya sea por paginación o por grupos y periodos, para garantizar la eficiencia.
Monitoreo del Registro: El proceso de sincronización mostrará un registro detallado que incluye la siguiente información para cada tabla:
- Nombre de la tabla.
- Descripción (la información que contiene).
- Fecha y hora de inicio del proceso.
- Fecha y hora de finalización.
- Cantidad de registros sincronizados.
Finalización: Una vez que el proceso de sincronización haya terminado completamente, la aplicación navegará automáticamente al menú principal.
Características #
Característica | Descripción |
Aplicación de Escritorio | Compatible con el sistema operativo Windows. |
Disponibilidad para Descarga | La aplicación debe ser descargable desde la Web y la tienda de Windows. |
Acceso Offline (Sin Conexión) | Permite el acceso a la información y funcionalidades básicas de consulta sin requerir conexión a internet. |
Autenticación con Credenciales SINAI | El usuario debe iniciar sesión y autenticarse con sus credenciales de SINAI en el primer inicio. |
Restricción de Rol Administrativo | Solo se permite el acceso a usuarios con rol administrativo (rectores, coordinadores, auxiliares administrativos). |
Sincronización Unidireccional | El proceso consiste únicamente en descargar información de SINAI y no en enviar datos. |
Filtrado de Datos por Contexto | La sincronización descarga información filtrada por institución, calendario y periodo. |
Procesamiento de Datos por Lotes | Las tablas con más de 1000 registros (como matrículas y calificaciones) se procesan por lotes (paginando o por grupos/periodos) para eficiencia. |
Registro Detallado de Sincronización | Muestra un registro con el nombre de la tabla, descripción, fecha/hora de inicio/fin, y la cantidad de registros sincronizados. |
Consultas de Datos Dinámicas | Las consultas deben ser dinámicas para que los cambios en las tablas no requieran modificar el código de la aplicación. |
Selección de Institución | Si el usuario está asociado a múltiples instituciones, se le debe permitir elegir la institución a sincronizar. |
Inicio Manual de Sincronización | Después del primer inicio de sesión, el usuario debe tener la opción de iniciar la sincronización de forma manual. |
Vista de Listado de Estudiantes | Vista principal para filtrar estudiantes por calendario y grupo, incluyendo datos esenciales como el número de documento. |
Ficha Individual del Estudiante | Muestra los datos básicos y adicionales de un estudiante específico. |
Vista Individual de Calificaciones | Muestra las calificaciones (numérica y desempeño) y el total de inasistencias de un estudiante, calendario y periodo seleccionados. |
Generación de Certificado Definitivo | Permite descargar el certificado definitivo de calificaciones desde el listado de estudiantes y la vista individual de calificaciones. |
Informe Consolidado de Calificaciones | Permite la descarga de un reporte consolidado de calificaciones por grupo, incluyendo calificaciones por periodo y asignatura (similar al «consolidado 400») |
Características Operativas de la Aplicación #
- Modo Solo Lectura Restrictivo: La aplicación está diseñada estrictamente en modo solo lectura. Esto limita la capacidad del usuario de realizar cualquier tipo de anotación local, filtrado avanzado o manipulación de datos que no esté predefinida en los reportes esenciales.
- Dependencia Inicial de Conexión: Aunque la aplicación permite el acceso offline posterior, el primer inicio de sesión y toda la sincronización inicial requieren una conexión a internet estable y funcional con la API de SINAI. Una conexión intermitente puede causar fallos en la sincronización por lotes.
- Falta de Programación de Sincronización: Actualmente, no existe una forma de automatizar las copias de respaldo. El usuario debe iniciar la sincronización manualmente después del primer inicio de sesión, lo cual es un factor que podría llevar al desuso o a tener datos desactualizados.
- Información de Ficha Individual Incompleta: La ficha individual del estudiante incluye los datos listados, pero requiere la definición de «datos adicionales» más adelante. Esto podría retrasar el desarrollo o dejar la ficha con información insuficiente para el administrador.
- Exclusión de Roles No Administrativos: La aplicación excluye intencionalmente a roles no administrativos, como docentes. Esto limita la utilidad de la herramienta para otros miembros del personal que podrían beneficiarse del acceso offline a datos como listas de estudiantes o calificaciones de su grupo.
- Base de Datos No Estándar (LiteDB): La elección de LiteDB como base de datos local, si bien es práctica para una aplicación embebida, requiere el desarrollo de conocimientos técnicos específicos si se desea acceder a los datos por fuera de la aplicación, dificultando el análisis avanzado o la integración con otras herramientas.
- Riesgo de Desfase de Datos: Debido a la sincronización manual, siempre existe un riesgo de que los datos locales estén desfasados con respecto a la base de datos principal de SINAI, especialmente si las instituciones no realizan actualizaciones frecuentes.
- Migración Parcial de Datos: Si un cliente requiere migrar sus datos a otra plataforma, solo tendrá a disposición la información esencial que se ha definido para la sincronización. Cualquier dato que no haya sido incluido en la lista de tablas administrables no estará disponible para la migración.
Preguntas Frecuentes #
- ¿Qué tipo de datos se descargan en la sincronización? La aplicación descarga la información esencial de su institución, calendario y periodo. Esto incluye datos de grandes volúmenes como matrículas y calificaciones, además de la información necesaria para los listados de estudiantes y los informes consolidados.
- ¿Con qué frecuencia debo sincronizar la información? La sincronización se inicia manualmente después del primer inicio de sesión. Se recomienda iniciar una nueva sincronización cada vez que se realicen cambios significativos en los datos principales de SINAI, o de acuerdo a la política interna de su institución.
- ¿Puedo modificar la información en la aplicación local? No. La aplicación funciona en modo solo lectura y la sincronización es unidireccional (solo descarga datos, no envía información a SINAI).
- ¿Qué ocurre si la sincronización se interrumpe o falla en una tabla? El proceso de sincronización registra un historial detallado por tabla. Si una tabla falla, el proceso debe registrar el error. Puede reintentar la sincronización para las tablas que no se completaron exitosamente en el intento anterior.
- ¿Puedo usar esta información para migrar a otra plataforma? Sí. La aplicación funciona como una copia de respaldo que pone toda la información esencial a disposición del cliente, facilitando una potencial migración de datos a otra plataforma.