SINAI fue definido desde sus inicios con un Conjunto de Soluciones para la gestión integral de la información académica en las instituciones educativas colombianas; totalmente ajustado a los lineamientos del Decreto 1290 de 2009. Esta definición trae consigo muchas implicaciones, pero la más relevante para los propósitos del presente documento, es que estamos frente a una gran cantidad de herramientas que es importante comprender y saber cómo se integran unas con otras, cómo se controlan y cómo configuran, para determinar cómo se adapta cada una de estas herramientas con las necesidades y procesos internos de la institución educativa.

En este artículo no es un conjunto de pasos para realizar configuraciones, sino que pretendemos orientar un poco al usuario sobre el alcance de la configuración de cada una de las principales funcionalidades de SINAI.

Configuración General #

Llamamos configuración general a todo parámetro o variable que define el comportamiento de SINAI para una institución educativa. Es decir que si se modifica su valor, se verá afectado el funcionamiento de todo el sistema para todos los usuarios y cada uno de los elementos estructurales de la plataforma en la institución. Un sencillo ejemplo de este tipo de configuración, es el logotipo de la institución. Si modificamos el logotipo de la institución, este será modificado para todos los usuarios.

Algunos ejemplos adicionales de configuraciones generales son:

1. Datos básicos de identificación del establecimiento, tales como nombre, código DANE, nombre del rector o director, logo o escudo, firmas de rector y auxiliar administrativo, entre otros.
2. Datos de identificación legal del establecimiento tal como resolución de aprobación de estudios, textos para encabezados y pies de paginas en informes, encabezados de constancias y certificados, entre otros.
3. Aspectos y criterios que se valoran del estudiante cada periodo para fines de la hoja de vida o ficha observador del estudiante.
4. Tipos de actividades complementarias para fines de registro y seguimiento del cumplimiento de la jornada laboral por parte del personal docente.
5. Archivos de mallas curriculares para cada asignatura.
6. Criterios para el cálculo de puestos.
7. Criterios de promoción de los estudiantes.
8. Categorías y subcategorías para la caracterización de estudiantes.

Configuraciones a Nivel de Calendario #

Existe otro tipo de configuraciones que están dados para toda la institución pero que pueden cambiar de un calendario a otro, es decir que su comportamiento puede ser distintos si estamos en uno u otro calendario. Un sencillo ejemplo de este tipo de configuración es el peso porcentual de los periodos académicos. Por ejemplo, en 2019 la institución pudo tener 4 periodos con un peso del 25% cada uno y en 2020 tener 3 periodos con un peso del 30%, 30% y 40% respectivamente.

Las configuraciones de calendario se deben definir y revisar a cuidadosamente antes de iniciar en pleno, el ejercicio del respectivo calendario académico, pues la modificación de algunas de estas durante el año, tiene gran impacto en muchos procesos y su cambio no siempre tiene un efecto automático.

El ejemplo del peso de los periodos y el número de periodos es perfecto para ilustrar este caso. Si en el mes de octubre se decide modificar el peso del primer periodo del 25% al 15%, este cambio implica volver a calcular por completo las calificaciones definitivas y modificaría los resultados acumulados mostrados hasta el momento a cada estudiante.

Algunos ejemplos de parámetros de configuración a nivel de calendarios son los siguientes:

1. Tipo de promoción. Es decir, si es por áreas (agrupando los resultados de las asignaturas) o por asignaturas independientes.
2. Configuración del número de decimales en calificaciones tanto para las calificaciones parciales como para las definitivas del periodo y del calendario.
3. Aproximación de calificación definitiva o también conocida como Ley de Arrastre.
4. Métodos para el cálculo de puestos. Esto define como se desempatan dos estudiantes en un mismo puesto.
5. Calificación máxima en recuperaciones.
6. Método de recuperaciones. Si aplican, y cual es la forma de calcular la calificación definitiva después de una recuperación.
7. Periodos, pesos porcentuales de estos y fechas de inicio y terminación de cada uno de los procesos de planeación, registro de calificaciones, registro de recuperaciones y registro de inasistencias.
8. Escala de calificaciones para el cálculo del desempeño equivalente en la escala nacional.

Otras Configuraciones Iniciales Importantes #

Además de las configuraciones generales y las específicas del calendario, mencionadas anteriormente en este artículo, es importante mencionar otras configuraciones necesarias a lo largo del calendario académico, que se deben definir al menos en principio al iniciar el calendario, aunque pueden ser ajustadas durante el desarrollo de éste.

1. Áreas y Asignaturas. Definir con claridad las áreas y asignaturas que se utilizarán en los distintos niveles y grados del establecimiento educativo ara el respectivo calendario. Teniendo en cuenta, a demás, que las asignaturas conforman áreas y que solo las asignaturas son sujetas de asignación académica y registro de calificaciones. Las áreas solo permiten consolidar información de varias asignaturas.
2. Grupos del establecimiento. Creación de grupos por cada sede y grado. Definiendo los directores de grupo y el sistema de evaluación de cada uno.
3. Usuarios y funcionarios. Para el correcto funcionamiento de SINAI, otro paso importante es tener correcta y completamente registrada la planta de personal docente, directivo y administrativo y los usuarios de estos que tendrán acceso para gestionar la información. Definiendo los permisos correspondientes para el caso de los usuarios con rol administrativo y directivo.
4. Asignación Académica. Otro aspecto fundamental que es base necesaria para la adecuada puesta en marcha de SINAI en cada calendario académica es la revisión y ajuste de la asignación académica, que permite indicarle a SINAI qué docente tiene a cargo cada asignatura en cada grupo, de tal forma que los docentes desde su entorno de trabajo tengan acceso a dichas asignaturas y grupos para las distintas tareas de planeación, calificaciones y registro de seguimiento de los estudiantes.
5. Matrícula. Adicionalmente y no menos importante, es necesario registrar, revisar permanentemente y ajustar si es necesario, la matrícula de estudiantes. Sin este proceso debidamente organizado todos los demás pueden ser traumáticos.
6. Informes. Finalmente y no menos importante es tener claramente identificados los informes que requiere la institución para cada uno de los procesos, verificar si el informe requerido existe en la plataforma SINAI y si está asignado a la lista de informes de la institución.

Configuración del Sistema de Evaluación #

Una de mas características más importantes de SINAI, y quizá sea algo que lo hace único y diferente a otros productos similares, es que SINAI tiene la versatilidad de combinar distintos sistemas o modelos de evaluación para responder a diversas necesidades. Por ejemplo, puede tener en la misma plataforma estructuras distintas de evaluación para preescolar, escuela nueva, educación tradicional, educación para adultos (CLEIS) o incluso programas de formación complementaria para normales superiores.

Por lo anterior y teniendo en cuenta la relevancia de este aspecto en un sistema de información académica, hemos dejado este tema en un aparte separado.

El sistema de evaluación responde al conjunto de criterios de evaluación y promoción, definidos por la institución educativa en el Sistema Institucional de Evaluación y Promoción de los Estudiantes (SIE o SIEPE) consagrado en el Decreto 1290 de 2009, el cual, en concordancia con esta misma norma, es parte integral del Proyecto Educativo Institucional (PEI).

El concepto de Sistema de Evaluación en SINAI busca reflejar ese conjunto de criterios que pueden incluir distintos aspectos como la estructura de componentes, dimensiones, pilares, aspectos, etc, que toma en cuenta la institución a la hora de valorar el proceso de aprendizaje de los estudiantes y determinar los niveles de desempeño y describirlos, así como definir si el nivel de aprendizaje es suficiente para que el estudiante sea promovido.

Dada la diversidad de posibilidades que existen en este tema, SINAI no tiene actualmente una herramienta única para definir y configurar el sistema de evaluación, pero si tiene algunos sistemas de evaluación previamente configurados y algunos de ellos con cierta flexibilidad que puede ser configurada por la institución educativa.

A continuación se mencionan algunos de los sistemas de evaluación ya existentes en SINAI, sin entrar en muchos detalles, pues podrá conseguir más información detallada en la sección dedicada a la planeación, evaluación y promoción en esta misma base de conocimientos de la plataforma SINAI.

1. Evaluación Integral por Criterios y Actividades
2. Especial para Preescolar
3. Escuela Activa – Aprendizaje Cooperativa
4. Preescolar Escuela Nueva
5. Estudiantes con Necesidades Educativas Especiales

Además de los mencionados, existe una muy amplia variedad de modelos de evaluación derivados de los ya mencionados que son ajustes al funcionamiento estándar de SINAI, en aspectos básicos o muy de fondo.

Los principales aspectos que se suelen personalizar en las distintas instituciones educativas son:

1. Los componentes, el número de componentes y sus pesos porcentuales.
2. La cantidad de actividades o instrumentos de evaluación de cada uno de los componentes y la forma cómo se promedian las calificaciones de estos para obtener la calificación del componente.
3. La escala de valoración. La cual puede ser numérica o descriptiva. Cuando es descriptiva no siempre es directamente equivalente con la escala nacional definida en el decreto 1290 de 2009.
4. La definición de la estructura descriptiva de la evaluación. La cual en muchos casos se basa en logros, indicadores de desempeño, competencias, evidencias de aprendizajes, derechos básicos o estándares. Cada uno de estos también definidos de forma libre por los docentes o predefinidos por la institución educativa. En ocasiones también estos descriptores, están agrupados en forma jerárquica con dimensiones o componentes de la evaluación.
5. Con frecuencia varían los componentes y sus pesos entre distintos niveles, grados o modelos de evaluación.
6. Con frecuencia varían también los criterios de promoción, llegando a tener incluso distintos criterios para cada grupo del establecimiento o para ciertas áreas específicas.
7. La forma de valoración del comportamiento o convivencia.

En fin, lo que queremos indicar en este aparte, es que existen múltiples formas de estructurar un sistema de evaluación, por lo que, usted siempre deberá asegurarse que tener claridad sobre el funcionamiento del sistema de evaluación en su establecimiento educativo, y el funcionamiento de éste en SINAI, pues lo que busca SINAI es reflejar de la forma más precisa posible, lo que está definido por la Institución en el Proyecto Educativo Institucional y más específicamente en el Sistema Institucional de Evaluación y Promoción de los Estudiantes.