Es este artículo aprenderá sobre los aspectos fundamentales que debe saber si es un usuario nuevo en SINAI. Tanto si es rector, coordinador, auxiliar administrativo, docente, estudiante o padre de familia, hay algunos aspectos básicos generales y específicos que debe conocer antes de abordar el uso de SINAI para un proceso exitoso.

Información sobre cuentas de usuario #

Lo primero que debe tener en cuenta es que para acceder a SINAI usted debe contar con una cuenta de usuario debidamente registrada y vinculada a una institución educativa activa en SINAI. Más información sobre cuentas de usuario

El registro inicial de los usuarios es realizado por el operador de la plataforma en el momento de la instalación, pero si el usuario llega posteriormente, este debe ser registrado por un usuario con acceso al módulo administrativo que tenga asignado el respectivo permiso.

Un usuario con rol rector no requiere permisos adicionales. Por seguridad, el registro del usuario rector debe ser realizado directamente por el operador de la plataforma. Si usted es un usuario rector comuníquese con las líneas de atención al cliente para solicitar el registro del usuario rector.

Antes de iniciar #

Antes de iniciar con cualquier otro proceso asegúrese de revisar que la información de perfil de usuario esté correcta y completamente actualizada, especialmente la información de contacto tal como la dirección de correo electrónico, el número de teléfono y los datos básicos de identificación. Esto facilitará que cuando sea necesario solicitar asistencia técnica nuestro personal, pueda verificar sus datos y enviarle información de manera fácil, rápida y de forma segura.

Realice la capacitación básica #

Hay una capacitación para cada tipo de usuario en el siguiente enlace que le recomendamos visitar. Capacitación básica para usuarios nuevos.

Información relevante para rectores o directores #

Un rector debe ser registrado directamente por el operador de la plataforma. De forma predeterminada, el rector es el usuario administrador para la institución educativa, así que debe tomar todas las medidas necesarias para asignar responsabilidades a otros usuarios como coordinadores, auxiliares administrativos y docentes.

Haga clic aquí para ir a la capacitación para rectores

Información más relevante para coordinadores #

Los coordinadores son los usuarios que principalmente tienen el máximo aprovechamiento de SINAI, pues les ayuda a obtener de manera fácil, información resumida de todos los procesos académicos de la institución, sin la necesidad de pedir a los docentes o al personal administrativo que realicen procesos manuales de consolidación de la información.

Asegúrese que el rector le asigne los permisos necesarios para tener acceso a los procesos bajo su responsabilidad. Generalmente cuando un usuario se crea con el rol coordinador, este tiene unos permisos establecidos por defecto. La mayoría de los informes requeridos por el coordinador están disponibles sin la necesidad de permisos adicionales.

Información más relevante para auxiliares administrativos #

Los auxiliares administrativos (secretarios y secretarias) son las personas que ejecutan la mayoría de las tareas en SINAI, es por ello que se requiere que dominen al detalle cada uno de los aspectos de la plataforma.

Si usted es un usuario con rol Administrativo, le recomendamos aprender especialmente los procesos fundamentales de la plataforma, aquellos que están directamente asociados al proceso central de la institución, lo más probable es que termine siendo usted, quien ejecute en SINAI la mayoría de las decisiones del personal directivo (Rector y coordinadores).

Algunos de los procesos centrales de la gestión académica institucional son:

1. Configuración general del establecimiento. Sedes, grupos, áreas, asignaturas, criterios de evaluación, criterios de promoción, criterios para el cálculo de puestos, entre muchos otros.
2. Gestión de usuarios y funcionarios. Registro de funcionarios, asignación académica, creación y actualización de usuarios, asignación de permisos, activación y des-activación o suspensión de usuarios, entre otras tareas relacionadas con los docentes y directivos de la institución.
3. El proceso de matrícula. Registro de estudiantes nuevos, gestión de novedades de traslado, retiro, reingreso, cambios de grupos, etc. Así como la generación de informes de matrícula que van desde constancias de estudio, listados, planillas, libros de matrículas, estadísticas para el DANE, entre otros.
4. Planeación y evaluación. El proceso de planeación de las actividades evaluativas, coherencia de los criterios de evaluación, componentes de la evaluación y el registro de calificaciones, así como la generación de informes de calificaciones como boletines periódicos para estudiantes y padres de familia, consolidados de calificaciones, informes para la comisión de evaluación y promoción, planillas de calificaciones, reportes de puestos, cuadro de honor, entre otros.
5. Seguimiento de estudiantes. Este proceso implica la posibilidad de generar informes relacionados con la asistencia de los estudiantes, excusas, hoja de vida o ficha observador de los estudiantes, entre otros.
6. Promoción de los estudiantes. Procesar la promoción de los estudiantes con base en los distintos criterios de promoción definidos por la institución para los distintos niveles, grados y grupos de estudiantes, así como la generación de informes consolidados, registro de recuperaciones o nivelaciones, entre otros y la generación de libros de calificaciones y cierre de calendario académico.

Sobre estos aspectos y otros, existe mucho por aprender en la institución educativa y así mismo en el uso de SINAI.

Si usted es un usuario con rol administrativo y no ha utilizado la plataforma SINAI, le recomendamos que pida al rector o director de la institución que le solicite a nuestro personal experto una capacitación sobre los procesos institucionales básicos su respectivo funcionamiento en SINAI.

Información más relevante para docentes #

Si usted es un docente y es primera vez que debe usar SINAI para la gestión de la información académica, tenga en en cuenta que además de la recomendaciones generales sobre la cuenta de usuario y el acceso a la plataforma, es, generalmente, su responsabilidad gestionar algunos procesos básicos directamente en la plataforma SINAI. Por lo que le sugerimos tomar atenta nota de algunos de los procesos fundamentales que seguramente deberá realizar en la plataforma.

1. Asignación académica. Verifique que tenga debidamente registrada la asignación académica de los grupos y asignaturas a su cargo. Si encuentra alguna inconsistencia, comuníquese con el personal administrativo de la institución.
2. Dirección de grupo. Si usted es director de grupo, verifique que tenga asignada la dirección de grupo en la plataforma, algunos procesos, especialmente lo relacionados con el seguimiento de estudiantes, están limitados solo para directores de grupo.
3. Listados de estudiantes. Verifique los listados de estudiantes, revisando que los estudiantes que aparecen en las listas correspondan con los que efectivamente usted tiene a cargo. Si faltan o sobran estudiantes, comuníquelo al personal administrativo. Así evitará inconvenientes a la hora de hacer el registro de inasistencias, calificaciones entre otros.
4. Sistema de Evaluación. SINAI tiene diversas estructuras o modelos de evaluación y en algunos casos son desarrollos muy específicos definidos para cierta institución educativa y algunas instituciones educativas tienen varios de estos modelos asignados para distintos grupos de estudiantes. Por ejemplo. Escuela Nueva, Preescolar y Educación Tradicional. Asegúrese que usted tenga asignado el sistema de evaluación apropiado para realizar los procesos de planeación y calificaciones de acuerdo con los requisitos del modelo de evaluación que corresponde a los grupos que usted tiene asignados.
5. Registro oportuno de la información. Finalmente, para mayor tranquilidad, no espere hasta el último momento para hacer el registro de la información, pues la institución establece fechas límites para ciertos registros como planeación de actividades evaluativas, registro de calificaciones, registro de inasistencias, registro de nivelaciones o recuperaciones, entre otros. Si hace un registro oportuno y una revisión periódica de estos procesos, seguro no tendrá inconvenientes y los que aparezcan podrán ser solucionados a tiempo.